در این گزینه امکان ورود اطلاعات اصلی پرسنل وجود دارد، ورود اطلاعت برخی از این پارامترها اجباری است مثل شماره کارت، نوع استخدام، نوع کارتزنی، گروه کاری، تاریخ شروع به کار، تاریخ خاتمه کار و محل خدمت؛ و بعضی دیگر اجباری نیستند. شماره کارت پس از ذخیره قابل ویرایش نیست و بقیه را می توان در صورت نیاز ویرایش نمود.
تعدادی از این پارامترها جهت راحتی در تعاریف جهت اختصاص به دیگر پرسنل قابل تعمیم میباشد با انتخاب گزینه تعمیم، پنجره فیلتر با انتخاب‌های نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی، شماره کارت، تاریخ استخدام، محل خدمت و گروه کاری در اختیار ما قرار میگیرد.
برای حذف پرسنل کافیست با دکمه جستجو از لیست پرسنل، فرد را انتخاب نموده، کلید حذف و سپس ذخیره را بزنیم.
تعداد ارقام شماره کارت را در گزینه تنظیمات اولیه تعریف نموده ایم؛ شماره کارت در سیستم منحصر به فرد می باشد، شماره کارت در واقع همان شماره اثر انگشت یا شماره کارت تعریف شده برای پرسنل روی دستگاه حضور و غیاب می باشد.
نام و نام خانوادگی را وارد می نماییم. تعداد کاراکترهای شماره پرسنلی نیز مانند شماره کارت در گزینه تنظیمات اولیه تعیین شده است. انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل می باشد. انواع استخدام در گزینه تنظیمات تعریف می شود.
نوع کارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص می نماید. در اینجا سه نوع کارتزنی داریم.
»» عادی: محاسبات بر اساس شیفت ها انجام شده و اولین کارت ورود و کارت دوم خروج در نظر گرفته میشود و تعداد کارتها باید زوج باشد.
»» ساعتی: کارکرد ساعتی به معنای کارکرد بر حسب ساعت می باشد و پرسنل این گروه به ازای هر ساعت کارکرد، حقوق دریافت خواهند کرد. کارتزنی در این حالت مانند کارتزنی عادی می باشد و محاسبات طبق ساعت کارکرد فرد انجام می پذیرد. در صورت تعریف مقدار حضور موظفی در طول یک روز و یا در طول دوره در پارامترهای گروه کاری، کار کرد بیش از سقف می تواند اضافه کار محسوب گردد. در محاسبات کارکرد ساعتی به شروع نوبت و پایان نوبت تعریف شده در شیفت توجه نمی شود ولی باید تردد بین شروع و محدوده کارتزنی صورت پذیرد.
»» نامحدود: گاهی کارکرد پرسنل از محدوده شیفت می‌گذرد به این نوع تردد نامحدود گفته میشود. این نوع کارتزنی با کارتزنی عادی تفاوت دارد. حتماً باید ابتدا کلید ورود را زده، سپس کارت خود را ثبت نمایید و همچنین هنگام خروج، ابتدا کلید خروج را زده، سپس کارت خود را میزنیم. در این کارتزنی اگر خروج شخص از محدوده کارتزنی شیفت عبور کند به طور خودکار برای این شماره کارت قبل از اتمام محدوده کارتزنی آن روز یک خروج و بعد از شروع کارتزنی روز بعد، یک ورود ثبت میشود که در گزارش قابل مشاهده است.
لازم به ذکر است اگر تردد بدون زدن کلید ورود و خروج صورت پذیرد، سیستم خطا نمایش خواهد داد.
گروه کاری: هر فرد باید طبق الگوی تعریف شده تردد نماید. این الگو را توسط گروه کاری به پرسنل اختصاص می دهیم بنابراین در انتخاب گروه کاری پرسنل دقت نمایید.
تاریخ شروع به کار و تاریخ خاتمه کار: برای هر فرد می توان تاریخ شروع به کار و خاتمه کار را تعریف کرد. محاسبات کار کرد در تاریخ های قبل از تاریخ شروع به کار و بعد از تاریخ خاتمه کار برای پرسنل انجام نمی شود. ورود این دو گزینه اجباری و تاریخ شروع به کار نباید از تاریخ خاتمه کار بزرگتر باشد.
محل خدمت: پست سازمانی هر فرد محل خدمت او را مشخص می نماید در فیلتر جهت گزارش گیری از محل خدمت خاص می توان از این گزینه استفاده نمود. ورود این گزینه نیز اجباری می باشد.
مجوزهای پرسنلی: برای هر فرد می توان مجوز دائمی اضافه کاری های مختلف و یا کار در روز تعطیل و پنجشنبه و جمعه صادر نمود و یا مانع آن شد؛ این پارامترها نیز قابل تعمیم میباشد.
جزئیات: در این قسمت اطلاعات تکمیلی هر فرد را می توان وارد نمود. ورود این اطلاعات اختیاری است.
سقف مرخصی های پرسنل: سقف مرخصی به معنای حداکثر مرخصی قابل استفاده هر نفر میباشد. برای هر نوع مرخصی تعریف شده در سیستم می توان ثبت تعیین کرد. دو نوع سقف برای مرخصی ماهیانه و سالیانه قابل تعریف است. تمام پارامترهای این بخش بر حسب ساعت و دقیقه بوده و تمام گزینه های این بخش قابل تعمیم به دیگران می باشند. در انتهای پنجره گزینه "تعمیم همه" جهت تامین تمام گزینه های تنظیم شده به دیگران در اختیار ما می باشد. در گزینه مرخصی، مرخصی را جهت تعیین سقف و تنظیمات این قسمت انتخاب می کنیم.
سقف مرخصی قابل استفاده در ماه: برای استفاده از مرخصی در ماه میتوان سقف تعیین کرد. این سقف در صورت تعریف سقف مرخصی سالیانه قابل تعریف می باشد. سقف مرخصی ماهانه نباید از سقف سالیانه بیشتر باشد.
سقف انتقال مرخصی ماهیانه: اگر از مرخصی استفاده نشود می توان تمام آن و یا مقداری از آن را به ماه بعد منتقل نمود. در این گزینه مقدار مرخصی قابل انتقال را تعریف میکنیم.
مقدار مرخصی انتقال یافته از سال قبل: گاهی پرسنل از مرخصی سالیانه به طور کامل استفاده نمی کنند و شرکت اجازه انتقال مرخصی سال گذشته را به سال جاری می دهد. برای تعیین مقدار قابل انتقال مرخصی از سال گذشته به سال جاری، از این گزینه استفاده میشود.
سقف مرخصی سالانه: سقف مرخصی سالانه مقدار مرخصی قابل استفاده هر شخص در یک سال می باشد.
سقف انتقال مرخصی سالانه: در صورت عدم استفاده کامل مرخصی سالانه به میزان تعیین شده در این گزینه می توان مرخصی سالانه را به سال بعد انتقال داد.
قابل بازخرید است؟ در مورد مرخصی های استفاده نشده از سال قبل چند تصمیم می توان گرفت. در این گزینه اجازه بازخرید مرخصی داده می شود.
اجازه مرخصی بیشتر از سقف ماهانه دارد؟ می توان به هر شخص اجازه استفاده بالاتر از سقف تعیین شده ی مرخصی را داد. اگر اجازه استفاده بالاتر از سقف داده نشود در گزارش باقی مانده مرخصی به صورت منفی ظاهر خواهد شد.
باقیمانده مرخصی سالیانه دارد؟ با انتخاب این گزینه مقدار مرخصی مصرف نشده محاسبه میشود و پس از انتخاب این گزینه مرخصی های مصرف نشده، قابل انتقال به سال بعد و یا بازخرید می باشد.
قابل انتخاب است؟ انتخاب این گزینه اجازه انتقال مرخصی مصرف نشده را به سال بعد می دهد.
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر