کارمندان معمولاً از همکاران خود درخواست می کنند که زمانی را که واقعاً در آن محل حضور ندارند، برای آنها تردد ورود و خروج ثبت نماید که به این عمل اصطلاحا buddy punching گفته می شود. این نوع سرقت زمان هر ساله صدها میلیون هزینه حقوق و دستمزد برای شرکت ها متحمل می شود. از آنجا که حقوق و دستمزد یکی از بالاترین هزینه ها برای کارفرمایان است، تقلب در ساعت زنی می تواند هزینه های قابل توجهی را برای بسیاری از مشاغل به همراه داشته باشد. بنابراین کارفرمایان باید سیستم حضور و غیابی را انتخاب کنند که امکان تقلب کردن کارمندان را دشوار و غیرممکن نماید.
در برخی از محیط های کاری، به ویژه دفاتر بزرگ و مکان کاری در فضای باز، پرسه زنی کارمندان بدون اطلاع و نظارت مدیران بسیار آسان است. این نوع تقلب زمانی ممکن است مدتی طول بکشد تا مورد توجه کارفرمایان قرار گیرد، که متاسفانه می تواند به طور جدی بر کارایی عملیاتی تاثیر گذارد.
شرکت هایی که دفاتر بزرگ و حتی مناطق تفریحی برای کارمندان دارند بیشتر از سایر محل کارها با این مسئله روبرو می شوند. از زمان شیوع COVID-19 ، کارمندان بسیاری از شرکت ها دورکاری می کنند. گاهی دورکاری باعث حواس پرتی های مختلف کارکنان می شود، از کارهای شخصی و کارهای مختلف گرفته تا فعالیت های اوقات فراغت. برای شناسایی این مشکل کارایی پرسنل باید مورد توجه قرار گیرد. به عنوان مثال توسط اعلام حضورهای تصادفی توسط ویدئو کنفرانس می توانید اطمینان حاصل کنید که آنها در محل کار خود حضور دارند.
کار کردن به طور متوسط روزانه 8 ساعت برای کارمندانی که علاوه بر شغل شان مسئولیت های دیگری نیز بر عهده دارند، می تواند خسته کننده باشد. با این حال کارمندان باید از خوابیدن در محل کار جلوگیری کنند و به وظایفی که برای آنان تعریف شده است بپردازند.
دلایلی که منجر به خوابیدن در محل کار می شود عبارتند از:
- ساعات کار طولانی و اضافه کاری های ممتد
- کار در محیط بسیار خلوت و آرام
- کار کردن و بیدار ماندن در ساعات شب، هنگامی که دقیقا افراد در حال خواب و استراحت هستند.
کسری زمان کار همیشه عمدی نیست، جهت اصلاح این مسئله بهتر است با احترام و ملاحظه در یک محیط دونفره با پرسنل خود گفتگو نمایید و دوستانه مشکل را حل نمایید و قبل از اقدام انضباطی مطلع شوید که علت خوابیدن آنها چیست.
زمان ناهار کارمندان معمولا بین 30 دقیقه تا یک ساعت متغیر است اما افرادی هم هستند که در بازه ی تعریف شده، تایم بیشتری را سپری می کنند و یا بدون ثبت کارت زنی خروج و ورود محل کار را به قصد رفتن به رستوران ترک می کنند. در حالیکه تکرار همین زمان های کوچک می تواند سبب اتلاف وقت برای جلسات مهم و یا نزدیک شدن به موعد تحویل پروژه ها می شود. از سویی دیگر، با نزدیک شدن به موعد تحویل پروژه ها و یا وظایف محول شده کارمندان نیز خود دچار استرس و فشار کاری می شوند. اگر کارمندان بخواهند ساعات طولانی برای ناهار با دوستان خود سپری کنند، سیاست های کاری روشنی نیز باید وضع و اجرا شود.
فناوری در همه خصوصا در محیط کار میتواند حواس کارمندان را پرت کند. میلیون ها پرسنل وجود دارند که کارشان با کامپیوتر و لپ تاپ است، اما گاهی افراد از این امکانات سوءاستفاده می کنند.
برخی از عواملی که سبب حواس پرتی کارمندان هنگام کار با کامپیوتر می شود، عبارتند از:
- خرید آنلاین
- مدیریت امور شخصی، به عنوان مثال پرداخت قبوض
- مرور شبکه های اجتماعی
- خواندن اخبار
موثر ترین راه برای جلوگیری از حواس پرتی قرار دادن بلاک جهت دسترسی به سایت های خارج از حیطه کار می باشد، که سبب افزایش بهره وری کارمندان می شود. علاوه بر این مدیران مشاغل می توانند از نرم افزار های نظارتی بر کارمندان نیز استفاده نمایند.
تلفن های همراه مهمترین عامل حواس پرتی هستند، کارمندان ممکن است در محل کار خود بیش از حد مشغول موبایل هایشان شوند که این امر باعث افت عملکرد آنها می شود.
طبق تحقیقات انجام شده، افراد معمولا دو ساعت در روز را جهت مرور شبکه های اجتماعی، برقراری تماس های طولانی، ارسال پیام به دوستان، انجام بازی و خرید آنلاین سپری می کنند. جهت کارایی موثر بهتر است مدیران یک خط مشی تلفن همراه داشته باشند و مطمئن شوند که کارمندان وظایف محوله را به درستی انجام دادند.
اجرای سیاست های مربوط به سرقت زمان به عنوان مدیر کسب و کار
در صورت عدم اجرای سیاست ها برای مدیریت زمان، سناریوهای مذکور تکرار خواهند شد و ممکن است در بلند مدت هزینه های حقوق و دستمزد برای کارفرمایان افزایش یابد. جهت جلوگیری از افزایش هزینه ها، در قدم اول به گفتگوی دوستانه با کارمندان بپردازید و از مسائلی که سبب افت کارایی آنان شده است آگاه شوید و سعی نمایید به مصالحه برسید. در قدم بعدی در صورت ادامه دار شدن شرایط به وجود آمده سعی کنید با نوشتن قوانین سیاست و خط مشی های شرکت را تعیین نمایید.
